Numerele anterioare

2, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16, 18, 20, 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 29, 30, 31, 32, 34, 35, 36, 38, 39, 41, 42, 43, 45, 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52, 53, 54, 55, 56, 57, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 67, 68, 69, 70, 71,
 

Lunile anterioare


 

Autor


 

Sisteme de management al documentelor

Cătălin ALBU

style="FONT-SIZE: 12pt; FONT-FAMILY: ''; mso-fareast-font-family: ''; mso-ansi-language: RO; mso-fareast-language: RO; mso-bidi-language: AR-SA">Indiferent dacă ne place sau nu, majoritatea activităților umane dintr-o companie implică lucrul cu „hârtii” – acte, facturi, chitanțe, scrisori, cereri, aprobări. Ne dorim ca aceste “hârtii” să fie structurate electronic. Soluția pentru toate acestea se numește managementul electronic al documentelor, iar prin utilizarea unei soluții de document management se poate elimina total sau parțial lucrul cu documentele tipărite.

Imediat după oameni, cea mai importantă resursă a unei organizații se află în propriile informații. Dacă nu gestionăm eficient informația, pierdem timp și bani, prin urmare, nu exploatăm la potențial maxim procesele de afaceri.

Astăzi, integritatea documentelor este extrem de importantă pentru orice organizație. Oricine colaborează în cadrul unei rețele are nevoie de securitate în ce privește documentele cu care lucrează. Astfel, nici o persoană neautorizată nu va putea accesa/modifica aceste documente.

Un sistem de document management (SDM) pune la dispoziție unelte pentru a crea, gestiona, distribui și controla documente electronice. În acest context, prin document se înțelege un fișier (text, imagine grafică, arhive, e-mail etc.), adică o unitate informațională identificabilă care există într-un sistem informatic.

Tradiționalele sisteme de operare ca *NIX și Windows nu au reușit să ofere uneltele și resursele necesare pentru gestiunea documentelor.

Pe masură ce cunoștințele și valorile unei companii sunt păstrate și create din ce în ce mai des în format electronic, multe dintre aceste companii recunosc deja necesitatea unui sistem de document management.

 

De ce este nevoie de document management?

 

Înainte de a răspunde la această întrebare, încercați să vă răspundeți la următoarele întrebări:

- oricare angajat poate să găsească repede documente relevante pe care nu le-a creat el?

- dacă nu, cât timp durează în mod tipic “cruciada regăsirii documentelor”?

- cât de des sunt nevoiți angajații companiei să înceapă astfel de “cruciade”?

- poți să afișezi o listă de documente și prin simpla parcurgere a listei să știi care este tipul fiecărui document?

- poți să asociezi numele unui fișier cu un client sau un partener?

- poți să intuiești repede conținutul unui document?

- sunt documentele în mod constant categorisite și arhivate?

- cât de repede poți să aduci laolaltă documentele necesare care de multe ori sunt dispersate în cadrul întregii rețele?

- ai un singur punct de acces către o bază de stocare centralizată astfel încât printr-o singură interogare să fie afișate toate documentele relevante, indiferent de format, locație fizică sau aplicația sursă?

- poți controla cine poate vizualiza documente? Dar cine le poate edita?

- ai raportări detaliate cu privire la acțiunile întreprinse de fiecare utilizator în cadrul sistemului asupra oricărui document?

- există în rețea fișiere învechite, “inutile”, care consumă spațiu și necesită back-up-uri frecvente?

- există documente importante “pierdute în acțiune”?

- se întâmplă ca trei angajați să ia acasă peste week-end același document numai ca să-și anuleze unul altuia munca luni de dimineață?

- cât de repede poți obține o listă cu documente referitoare la o anumită problemă? Sau la un anumit autor?

- poți localiza repede un document în toată compania referitor la, să zicem, un camion cu înghețată?

- s-a întâmplat ca un angajat să nu îndeplinească un termen-limită motivând că nu a găsit un document?

- se întâmplă să existe dubii care din copiile unui document este cea corectă?

- și, de fapt, cui aparține acel document?

Funcționalități pe care trebuie să le îndeplinească un SDM

În primul rând, SDM nu este un sistem construit pentru documente, ci pentru utilizatori și în același timp pentru obiectivele business-ului tău. Un sistem dedocument management îți oferă controlul asupra cunoștințelor, informațiilor și valorilor companiei. Studiile arată că 80% din “cunoștințele” companiei sunt stocate ca date nestructurate, cum ar fi documentele. Un sistem de document management oferă posibilitatea de a structura, organiza și accesa această bază de cunoștințe. În principal, el trebuie să îndeplinească următoarele funcționalități:

* creare, revizuire, aprobare, distribuire și arhivare, toate înglobate într-o singură aplicație robustă;

* posibilități explicite de verificare (check-out și check-in) care urmăresc accesul utilizatorului și asigură integritatea documentelor;

* versionare de documente;

* căutare full text în cadrul conținutului;

* notificări prin e-mail cu privire la verificările și schimbările survenite asupra documentelor;

* replicare;

* facilități extinse de gestionare a drepturilor de acces la documente;

1. Servicii privind lucrul cu documente

Cuprinde un întreg set de funcționalități cum ar fi: salvarea, categorisirea, regăsirea documentelor. Când se creează un document (fișier) este necesară și introducerea unui set de date asociate documentului (metadată). Metadata cuprinde informații ce ajută utilizatorii să gestioneze și să regăsească documentul.

2. Suport de rețea

SDM oferă posibilitatea de a lucra cu resursele rețelei într-o modalitate total transparentă față de utilizator. De exemplu, oferă suport pentru autentificare unică în vederea lucrului cu resursele indiferent de cât de dispersate sunt documentele în interiorul rețelei. De asemenea oferă posibilitatea unei integrări facile cu infrastructura existentă.

3. Securitatea documentelor

Securitatea documentelor aduce în punctul central accesul și acordarea de drepturi asupra documentelor. Securitatea documentelor implică atât utilizatori individuali, grupuri, cât și rolurile acestora în cadrul companiei. SDM acordă drepturi și permisiuni asupra documentelor la nivel de utilizator individual, grup de utilizatori și roluri.

4. Căutare și regăsire full-text

Un SDM trebuie să ofere utilizatorilor mai multe posibilități de a regăsi informația. Căutarea și regăsirea full-text este o modalitate critică de acces la informație, care nu poate fi ușor categorisită sau reprezentată în cadrul profilului documentelor. Căutarea și regăsirea full-text oferă utilizatorilor un acces foarte larg asupra documentelor acestora prin utilizarea în căutare mai degrabă a conceptelor decât a categoriilor.

5. Arhivare

Reprezintă modalitatea de a muta datele și fișierele neutilizate și învechite din baza de documente activă într-o bază secundară. SDM-ul trebuie să ofere posibilitatea regăsirii documentelor arhivate și, dacă este nevoie, a reactivării acestora. Un SDM oferă posibilitatea de a seta proprietățile documentelor în vederea arhivării automate pe baza unor criterii stabilite. De exemplu, este de dorit ca notele interne să fie arhivate automat după 90 de zile sau arhivarea tuturor fișierelor referitoare la o anumită problemă, acțiune etc. finalizată.

6. Controlul versiunilor

Versiunea unui document este o copie intermediară sau o actualizare a unui document precedent. Prin crearea și păstrarea transparentă a versiunilor unui document este posibilă urmărirea evoluției acestuia. SDM oferă utilizatorilor posibilitatea, respectând drepturile de acces, să creeze noi versiuni sau să se reîntoarcă la versiunile precedente.

7. Istoricul documentelor

Este esențială menținerea unei activități de înregistrare a istoricului asociat fiecărui document. În acest sens, se poate întocmi un raport care să descrie fiecare etapă prin care a trecut un document, autorii și acțiunile întreprinse, când au avut loc acestea (data și ora) și natura acțiunilor.

8. Controlul accesului (check-in/check-out)

Datorită faptului că rețelele au devenit un loc comun, editarea și crearea de documente în mod colaborativ a devenit o practică foarte răspândită.

Un SDM trebuie să furnizeze modalități prin care mai mulți autori să-și coordoneze activitățile cu privire la unul sau mai multe documente.

SDM oferă această posibilitate prin funcțiile “check-in” și “check-out”.Când un utilizator editează un document, acesta trece în starea de “check-out”, fiind blocat față de ceilalți utilizatori. Documentul cu starea “check-out” poate fi vizualizat de către alți utilizatori, dar nu și editat. Astfel se evită problemele ce pot apărea când mai mulți utilizatori încearcă să editeze simultan același document. Cu “check-out” numai un singur utilizator poate edita un document la un moment dat. La final, utilizatorul reîntoarce documentul în starea de “check-in”, acesta devenind iarăși disponibil pentru editare.

Publicat în : Tehnologie  de la numărul 45

Comentarii

Nu există nici un comentariu. Fii primul care comentează acest articol!

Număr curent

Coperta ultimului număr al revistei

Semnal editorial

Emil Constantinescu - Pacatul originar, sacrificiul fondator

Revolutia din decembrie ’89: Pacatul originar, sacrificiul fondator este prima carte dintr-o serie de sapte volume dedicate ultimelor doua decenii din istoria României. „Nu am pretentia ca sunt detinatorul unui adevar politic, juridic sau istoric incontestabil, si sunt gata sa discut si sa accept orice documente, fapte sau marturii care pot lumina mai bine sau chiar altfel realitatea. Educatia mea stiintifica si religioasa m-a ajutat sa cercetez faptele în mod obiectiv, eliberat de ura sau intoleranta. Recunosc însa o anume încrâncenare în ceea ce am scris venita din durerea unui om care a trait în miezul evenimentelor si se simte lovit de acceptarea cinica a crimelor, abuzurilor, coruptiei si minciunii, sau de indiferenta la fel de cinica cu care sunt înca privite de catre o mare parte a societatii românesti.... Am scris aceste carti de pe pozitia victimelor mintite sau speriate, care nu-si cunosc sau nu-si pot apara drepturile. Le-am scris de pe pozitia milioanelor de români cinstiti care cred în adevar, în dreptate si în demnitate.” Emil Constantinescu (text preluat din Introducerea cartii).

Mircea Malita - Mintea cea socotitoare

MINTEA CEA SOCOTITOARE
de academician Mircea Malita, Editura Academiei Române, 2009
În volumul de eseuri „Mintea cea socotitoare“, aparut la Editura Academiei Române, acad. Mircea Malita formuleaza în crescendo o serie de întrebari grave ale timpului nostru: Daca omul este rational, de ce se fac atâtea greseli în economie
sau în politica?; Daca rationalitatea nu e de ajuns, care ar fi rolul întelepciunii?; Din viitorul imprevizibil putem smulge portiuni, daca nu certe, cel putin probabile?; Ce si cum învatam pregatindu-ne pentru viitorul nostru?; Este în stare omenirea sa îsi vindece crizele?; Ne asteapta oare un dezastru final? s.a. De-a lungul anilor, acad. Mircea Malita a staruit asupra acestor teme în lucrari recunoscute, însa acum o face raportându-se la dinamica realitatii imediate, inspirat de cuvintele lui Dimitrie Cantemir: „socoteala mintii mele, lumina dinlauntrul capului“. Eseurile sunt structurate pe patru parti - „Mintea senina“, „Metaforele mintii“, Mintea învolburata“ si „Privind înainte“. Finalul este de un optimism lucid care tine seama de potentialul de rationalitate si imaginatie al mintii umane si, fireste, de generatiile tinere care îl pot valoriza benefic.

Virginia Mircea - Poezii (vol.1 - Mișeii, vol.2 - Vise, îngeri, amintiri), Editura Cadran Politic Virginia Mircea - Poezii (vol.1 - Mișeii, vol.2 - Vise, îngeri, amintiri), Editura Cadran Politic

Această carte de poezie este seismograful de mare sensi­bilitate care înregistrează cele două întâlniri ale sufletului, deo­potrivă cu URÂTUL care ne schilodește ca ființă, ca neam, dar și cu FRUMU­SEȚEA sufletească nepoluată ce stă ca o fântână cu apă curată pe un câmp plin cu peturi și gunoaie nede­gra­da­bile. Ce poate fi mai dureros decât să surprinzi această fibră distrusă de aluviunile istorice încărcate de lașități, inerții, apatii, compromisuri devenite congenitale ale ro­mâ­nului? Vibrația ver­su­rilor, directețea lor, simplitatea dusă până în marginea cotidianului para­do­xal n-au efect distructiv asupra tonu­sului moral al cititorului, ci produc „neli­niștea cea bună”, cum ar spune Sfin­ții Părinți. Citești în revolta și durerea poetei un mănunchi admirabil de calități: o demnitate neînfrântă, o fizio­logie a verticalității și, mai ales, o inimă creștină, „o inimă din ceruri”, cum ar spune poetul latin. Căci, în aceast㠄inimă din ceruri”, există lacrimi deopotrivă pentru românul umi­lit, distrus până și-n visele lui, dar și pentru copilul din Gaza, cu sufletul și trupul chircite sub șenilele tancurilor unui război ce tinde să devină mai lung decât viața lui, ale unui „război-viață”, lacrimi pentru copilul evreu ce nu a putut fi salvat de la deportarea bestială, lacrimi pentru Tibetul sfâșiat. Și toate acestea fără impostura unui ecumenism sentimental, ci izvorâte din acel suspin curat românesc ce face esența lacrimii creștine. (Dan Puric)

ISLAMUL SI SOARTA LUMII - Fundamentalismul islamic ca ideologie politica

ISLAMUL SI SOARTA LUMII - Fundamentalismul islamic ca ideologie politica de Virginia Mircea "Islamul si soarta lumii - Fundamendamentalismul ca ideologie politca invita la o reflectie mai adanca asupra porceselor lumii contemporane. Judecata critica si independenta a autoarei a produs o lucrare de o veritabila investigatie stiintifica, exact la momentul in care tema tratata deseori fara solutii si perspective ocupa scena din fata a politicii si problemelor mondiale. Cititorii o pot aseza cu satisfactie in bliblioteca lor de referinta. Vor fi mult ajutati in intelegerea evenimentelor care ne sesizeaza in prezent si intr-un viitor in care tema nu se va desprinde de mersul lumii contemporane." (academician Mircea Malita)

Parteneri

Institutul de Proiecte pentru Inovatie si Dezvoltare The National Centre for Sustainable Development

Login: